نحوه ارسال ایمیل به اساتید دانشگاه ها

قبل از ادامه این مطلب، مقاله قبلی درمورد اینکه چرا باید به اساتید دانشگاه ها ایمیل بزنیم را مطالعه کنید. (کلیک کنید)

اکنون که (امیدواریم) متقاعد شده اید که باید با اساتید دانشگاه ارتباط برقرار کنید، باید جسارت واقعی ارسال ایمیل را داشته باشید و باید از موثر بودن ایمیل خود اطمینان حاصل کنید. برای پرداختن به هر دوی این موارد، در ادامه برخی از توصیه های کلی را به شما ارائه می دهیم و سپس یک نمونه ایمیل ارائه می دهیم که می توانید از آن به عنوان نقطه شروع استفاده کنید.

اول از همه، توصیه های کلی: اساتید بسیار مشغول هستند و آنها ایمیل های زیادی دریافت می کنند که شاید همه ی آنها ارزش خواندن نداشته باشند. هر یک از اساتید هر ساله ایمیل های زیادی را از دانشجویان احتمالی دریافت می کنند و بالطبع ایمیل صحیح می تواند علاقه استاد را برانگیزد و او را وادار کند تا با دقت به مطالب دانشجو نگاه کند. از طرف دیگر، ایمیل های عمومی که به راحتی بیان می کنند "آیا دانشجو می پذیرید" اغلب نادیده گرفته می شوند.

شما باید اطمینان حاصل کنید که ایمیل شما در حالی که مختصر است، دارای برخی از اطلاعات کلیدی برای جلب علاقه اساتید نیز هست.

در عنوان ایمیل، بجای نوشتن Prospective Student خالی که یک عنوان کلی است، بهتر است قسمت دوم را مانند زیر، با نوشتن حوزه ای که به ان علاقه دارید عنوان ایمیل خود را خاص و تخصصی تر کنید. این کلمه کلیدی را برای استاد خاص کنید و باید به ریسرچ اینترست استاد مرتبط باشد.

Prospective PhD/M.Sc./M.A  student interested in doing research on Research Subjects

برای قسمت اصلی ایمیل، اهداف شما این است که: (الف) خود را معرفی کنید، (ب) از اینکه آیا دانشجو می گیرند یا نه، جویا شوید (ج) دلیل اینکه به آن عضو هیئت علمی خاص علاقه مند هستید را روشن کنید و (د) هر گونه توصیه ای که ممکن است به شما بدهند را دریافت کنید.

در اینجا یک مثال آورده شده است:

Dear Dr. XXX,

I’m in my final year as a Cognitive Science major at XXXX, where I have been working in the lab of Dr. XXX XXX. My research has focused on attention and working memory using psychophysical and electrophysiological methods (see attached CV). I’m planning to apply to PhD programs this Fall, and I’m very interested in the possibility of working in your lab at XXXX. I read your recent paper on XXX, and I found your approach to be very exciting.

I was hoping you might tell me whether you are planning to take new students in your lab in Fall 2021. I’d also be interested in any other information or advice you have.

Sincerely,
XXX XXXX

بهتر است که جزئیات مربوط به خود را نیز در ایمیل بنویسید- از کجا مدرک خود را دریافت کرده اید، یا چه نوع تجربه تحقیقاتی داشته اید و یا از زمانی که فارغ التحصیل شده اید چه کاری انجام می دهید. حتی اگر تجربه تحقیقاتی شما ارتباط مستقیمی با کاری که می خواهید انجام دهید نداشته باشید، بهتر است حداقل عبارتی راجع به کاری که انجام داده اید قرار دهید اما اگر این تجربه بسیار متفاوت از ریسرچ اینترست استاد مورد نظر است، باید این نکته را روشن کنید که قصد دارید برای پروژه فارغ التحصیل خود حرکت در جهت دیگری داشته باشید. اساتید همچنین به ایمیل های دانشجویانی که به نظر می رسد چیزی درباره ی کار آنها می دانند توجه بیشتری می کنند. یک مقاله یا تحقیق ذکر کنید یا حتی پروژه ای را که در وب سایت استاد مشاهده کردید. شما به جزئیات احتیاج ندارید؛ فقط نشان دهید که واقعاً به آن فرد علاقه مند هستید. پیوستن CV ایده خوبی است، حتی اگر چیزهای زیادی در آن نباشد. CV مکان خوبی برای ارائه جزئیات بیشتر در مورد مهارت ها و تجربیات شما است. همچنین، اگر معدل عالی یا نمره GRE برجسته دارید، می توانید آنها را در CV خود قرار دهید. هدف شما این است که از بین دانشجوهای دیگر متمایز شوید، بنابراین باید هر چیزی را که قابل توجه باشد، قرار دهید (به عنوان مثال ، "3 سال تجربه برنامه نویسی پایتون فشرده" اما نه "آشنایی با اکسل و پاورپوینت").

توصیه می کنیم از اساتیدی که آنها را می شناسید بخواهید تا قبل از ارسال ایمیل، پیش نویس ایمیل و CV شما را بررسی کنند. دانشجویان درجه یک و postdoc نیز می توانند مفید باشند. همچنین می توانید از مشاوران اپلای پلاس در این زمینه کمک بگیرید یا حتی نوشتن ایمیل خود را به تیم اپلای پلاس بسپارید.

مهمتر از همه، از ارسال ایمیل نترسید. بدترین اتفاقی که خواهد افتاد این است که استاد آن را نخواند و به یاد نیاورد که شما آن را ارسال کرده اید. بهترین اتفاقی که می تواند بیفتد این است که این ایمیل منجر به مکالمه ای شود که به شما کمک می کند در دانشگاه موردنظرتان پذیرفته شوید.

جزئیات مرتبط با هر پاراگراف ایمیل را اینجا بخوانید.

بعد از ارسال ایمیل!

بسیاری از اساتید به سادگی پاسخ نمی دهند. بسیاری از اساتید هستند که به سادگی این نوع ایمیل ها را نمی خوانند، و اگر پاسخی دریافت نکنید ممکن است به این معنی باشد که شما با یکی از این اساتید تماس گرفته اید. البته این احتمال نیز وجود دارد که آنها علاقه ای به گرفتن دانشجو در مقطع ارشد یا دکترا نداشته باشند و نمی خواهند وقت خود را برای پاسخ دادن صرف کنند! یا حتی ممکن است به این معنی باشد که ایمیل شما به پوشه Spam  رفته و به دست استاد نرسیده است. بنابراین، اگر واقعاً می خواهید با آن شخص کار کنید، بهتر است ایمیل دیگری برای او ارسال کنید. ممکن است پاسخی مختصر دریافت کنید که جمله ای مانند "بله ، من دانشجو می گیرم و شما را به اپلای تشویق می کنم" یا "من همیشه به دنبال دانشجویان واجد شرایط هستم". این نشان می دهد که استاد احتمالاً اپلیکیشن ها را بررسی می کند و نیازی به پیگیری نیست. اگر خوش شانس باشید، ممکن است پاسخ دقیق تری دریافت کنید که منجر به مجموعه ای از تبادل ایمیل ها و شاید دعوت به مصاحبه شود (معمولاً در اسکایپ یا موارد مشابه). اگر در مورد کارهایی که انجام داده اید و دلیل علاقه شما به این پوزیشن چیزی بگویید، این احتمال بیشتر خواهد بود.

ما می دانیم که صحبت کردن با استاد ممکن است استرس آور باشد، اما آیا این چیزی نیست که شما می خواهید در دوره تحصیلات تکمیلی انجام دهید؟ اکنون زمان عبور از این مانع است. می توانید با کمک تیم اپلای پلاس، خود را برای مصاحبه آماده کنید تا نتیجه بهتری بگیرید.

ممکن است پاسخی مانند "من امسال دانشجوی جدید نمی گیرم" یا "من احتمالاً امسال دانشجوی جدید نمی گیرم" دریافت کنید (که یعنی برای "برای کار با من زحمت نکشید"). یا ممکن است چیزی مانند "با توجه به سابقه و علایق خود، فکر نمی کنم برای پوزیشن من مناسب باشید." دریافت کنید. اکنون می دانید که پول خود را برای کار با آن شخص هدر نخواهید داد، بنابراین چیز ارزشمندی بدست آورده اید. ما هرگز نشنیده ایم كه دانشجو پاسخ بی ادبانه یا ناخوشایندی دریافت كند. ممکن است اتفاق بیفتد، اما بسیار نادر است. بنابراین، شما واقعاً چیز زیادی برای از دست دادن با ارسال ایمیل به اساتید ندارید ولی چیزهای زیادی برای بدست آوردن دارید. 100٪ ضروری نیست که ایمیل بزنید، اما این کار احتمال ورود شما به یکی از برنامه هایی را که بیشتر می خواهید در آن شرکت کنید را افزایش می دهد.